Электронные подписи: разбираемся в УКЭП, УНЭП и других ЭП
«Зайдите в кадры, просили заявление написать». Через несколько лет эта фраза может стать такой же непонятной, как «повесьте трубку телефона». И в частной, и в деловой жизни многие рутинные процессы переводятся в «цифру» и автоматизируются. Кадровый документооборот на очереди — пока он не обязателен, но всё больше работодателей выбирают электронный формат.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал распространяться в 2021 году, когда начали действовать к Трудовому кодексу. Работодателям разрешили создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Идея перевести кадровые процессы в онлайн не нова и очень востребована. Ведь электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и обычные. Их можно представлять при проверках госорганов, использовать как доказательства в суде. А работать с ними очень легко. Но чтобы КЭДО стал реальностью, потребовались годы экспериментов с участием работодателей, подготовка правовой базы.
Ещё один компонент, без которого было бы невозможным повсеместное внедрение КЭДО, — развитие ИТ-сферы. Дело в том, что существует несколько десятков видов кадровых документов: приказы, заявления, справки, регламенты и т. д. Хранить их надо долго, для многих установлен срок хранения 50–75 лет.
Поэтому для цифровизации кадрового дела нужны зрелые, продуманные, надёжные решения, в которых учтены требования закона о персональных данных, сроки хранения, внутренняя структура всего массива кадровых документов.
Сейчас они существуют: например, платформа HRlink. Это многофункциональный инструмент для работы, в котором удобно оформлять кадровые документы от приёма на работу до увольнения. HRlink интегрируется с 1С, SAP, Boss — таким образом, перенастраивать привычные рабочие процессы с нуля не потребуется. Можно настроить гибкие маршруты подписания, которые нужны, подписывать сразу много документов. Искусственный интеллект автоматически проверяет сроки подписания, которые требуются по закону, и присылает уведомления: теперь не получится забыть о чём-то и получить штраф.
Плюсы и минусы КЭДО
Работодатели, выбравшие КЭДО, отмечают ускорение работы с документами, экономию на почтовых и курьерских услугах, офисной технике и расходниках, месте для хранения документов. Кадровые специалисты и эйчары могут быстрее обрабатывать документы удалённых сотрудников, вахтовиков, фактически день в день. В итоге сотрудник может быстрее выйти на работу, а это важно и для него, и для работодателя.
Конечно, в первую очередь преимущества цифровизации ощутил крупный и средний бизнес. Но и в небольших компаниях с всё большим интересом изучают КЭДО: в условиях дефицита кадров, когда каждый сотрудник на вес золота, а совмещение должностей встречается всё чаще, упрощение и ускорение работы — необходимость.
Есть и ещё одно достоинство КЭДО: снижение числа ошибок в найме. Например, модуль для онлайн-трудоустройства Start Link от HRlink умеет проверять благонадёжность кандидата. Вручную проверка может длиться до полугода, а умный сервис автоматически и моментально проверяет соискателя на банкротство, исполнительные производства, налоговые отчисления, кредитный рейтинг, нахождение в базе номинальных директоров, арбитражные дела и т. д.
У КЭДО, как и у любого нововведения, есть минусы.
• Пока не все кадровые документы можно перевести в цифру. Из всего многообразия кадровых документов цифровизация не затронула только акты о несчастном случае, приказы об увольнении работников и журналы инструктажей по охране труда. Эти документы пока оформляют исключительно на бумажных носителях.
• Внедрение КЭДО требует ресурсов, в том числе временных и финансовых. Надо выбрать систему, в которой компания будет вести кадровый документооборот, подготовить локальные нормативные акты, получить согласие работников на переход к «цифре», обучить их.
Однако расходы быстро окупаются: по оценке пользователей КЭДО-платформы HRlink, экономия составляет как минимум 2000 ₽ ежегодно по каждому сотруднику.
Виды электронных подписей и где их получить
Для работы с КЭДО нужна электронная подпись.
• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) самая защищённая из всех. Чтобы её получить, надо купить специальный носитель-токен и в аккредитованный обучающий центр или налоговую инспекцию. Преимущество такой подписи в том, что с ней можно работать на электронных торгах.
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Главное отличие от УКЭП — необязателен личный визит в удостоверяющий центр, пройти идентификацию можно онлайн. Можно в приложении «Госключ» или в системе КЭДО, потребуется подтверждённый аккаунт на «Госуслугах». Так, сотрудники могут оформить УНЭП на HRlink по всем требованиям 183-ФЗ. Такая подпись имеет юридическую значимость, если её использование для конкретного документа предусмотрено законом или соглашением между сторонами.
• ПЭП (простая электронная подпись). Она создаётся в системе КЭДО или с помощью, подтверждение подписи приходит как одноразовый код на телефон. Минус ПЭП — документ после подписания может быть изменён, нельзя отследить, кто и когда внёс поправки.
Какие подписи нужны для КЭДО
В HRlink применяются все виды электронных подписей в соответствии с 63-ФЗ. Выбор конкретного вида зависит от должности сотрудника и его функционала, документов, которые он подписывает. При этом для использования электронной подписи на ноутбук или компьютер не надо устанавливать специальное программное обеспечение.
Работодатель использует преимущественно УКЭП. Но если такое предусмотрено соглашением и конкретным видом документа, можно подписать его и УНЭП.
Сотрудники кадрового отдела или специалисты, которые ведут кадровую работу в компании, тоже используют УКЭП. Но к ней добавляется машиночитаемая доверенность, она подтверждает полномочия сотрудника.
Остальные работники и соискатели могут использовать УНЭП или ПЭП.
Но простая подпись менее удобна. Ей подписать:
• трудовые, ученические договоры
• договоры о материальной ответственности
• договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
• изменения в этих документах
• согласие на перевод
• заявление об увольнении и его отзыв
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и об ознакомлении с ним
• уведомления об изменении условий трудового договора и об ознакомлении с ними
Остальные кадровые документы можно подписать ПЭП, если это предусмотрено в трудовом договоре.
Поэтому на практике для работы в КЭДО всё же удобнее оформить сотрудникам УНЭП.
Безопасность электронных подписей
Обычную подпись на бумаге можно подделать, изменить уже подписанный документ. Усиленные подписи защищены от стороннего вмешательства. УКЭП и УНЭП создаются и проверяются с помощью криптографических средств.
Сначала данные подписи шифруются закрытым ключом, доступ к которому есть только у владельца подписи. Потом подпись и сертификат проверки прикрепляются к документу.
Для пользователя подписание электронного документа выглядит как последовательное нажатие на несколько кнопок. Случайно подписать не тот документ не получится, нельзя и «зачеркнуть» подпись. Усиленная электронная подпись гарантирует, что документ подписан конкретным сотрудником или работодателем.
Какие кадровые документы можно подписать в КЭДО
Перечислим самые важные из кадровых документов, которые могут стать цифровыми и больше не занимать места в папках и шкафах:
• трудовые договоры
• штатное расписание
• графики отпусков
• положение об оплате труда, положение о персональных данных, согласия сотрудников на обработку персональных данных
• расчётные листы
• правила внутреннего трудового распорядка
• личные карточки (если они используются в компании)
• приказы по личному составу и т. д.
От резюме к трудовому договору
КЭДО упрощает работу не только с действующими сотрудниками, но и взаимодействие с кандидатами. Весь цикл оформления на работу можно провести онлайн, без личной встречи с кандидатом, и очень быстро — за один день.
Модуль для онлайн-трудоустройства Start Link от платформы КЭДО HRlink можно использовать как вместе с платформой, так и отдельно с любой другой ИТ-инфраструктурой. Он предназначен для быстрого, полностью законного и удобного оформления документов при приёме на работу. Никаких пересылок: соискатель загружает в систему сканы документов, Start Link распознаёт их с точностью 98%, проверяет благонадёжность кандидатов и даёт возможность подписывать документы онлайн.
Современные технологии значительно увеличивают территорию найма и базу резюме. А значит, вакансии, даже высококонкурентные, будут закрываться быстрее. По оценке аналитиков HRlink, вероятность отказа от офера снижается на 85%! Кроме того, сокращение времени на оформление и техническая продвинутость компании дополнительно мотивируют соискателей работать именно в ней. Так что КЭДО работает ещё и на бренд работодателя!
↩ На главную блога
